Bei Betrieben, die sogenannten Saisongeschäften unterliegen und daher auch auf flexible Einsatzzeiten ihrer Festangestellten sowie Aushilfen angewiesen sind, wie u.a. im Einzelhandels-, Dienstleistungs-, Hotel- und Gastrogewerbe, ist es sinnvoll, auf eine geeignete Weise und lückenlos die tatsächlichen Anwesenheitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen. Das hierbei entstehende Arbeitszeitkonto wird dann für die Abgeltung von Überstunden oder Ableistung von Fehlstunden, für den Nachweis von betriebsbedingten Dienstgängen, von privaten Arzt- und Behördenbesuchen, von beanspruchten Urlaubstagen und nicht zuletzt für eine leistungsgerechte Lohn- und Gehaltsberechnung herangezogen …
Eine solche realitätsnahe Zeiterfassung wird dann zu einer Vertrauensfrage, wenn sie althergebracht manuell in Papierform (Listen) und sogar ohne Beaufsichtigung bzw. Bestätigung von vorgesetztem Personal von den jeweiligen Mitarbeitern selber vorgenommen werden. Es gab daher bereits Jahrzehnte lang die sogenannten mechanischen Stempeluhren (auch „Stechuhren“ genannt), in die Karten eingeführt wurden, auf denen dann von den Geräten die jeweiligen Zeiten aufgestempelt worden sind. Aber wie leider die Praxis zeigte, konnte man untereinander auch Stempelkarten austauschen und von involvierten Kollegen Anwesenheitszeiten vortäuschen lassen, und nicht zuletzt war die Aufrechnung der gestempelten Zeiten nicht weniger mühsam als bei einer durchweg manuell geführten Anwesenheitsliste …
Die moderne Elektronik ermöglichte es dann, mit einem personengebundenen Betriebsausweis, der durch ein Schlitz-Lesegerät gezogen oder lediglich an einen Empfänger gehalten wird, die gesamte Zeiterfassungsprozedur spürbar zu vereinfachen und sogar mit einer Zutrittskontrolle in sensible Arbeitsbereiche zu koppeln. Aber auch hier lassen sich die Betriebsausweise unter Mitarbeitern für Betrugszwecke genau so austauschen wie die Weitergabe von alternativen PIN-Codes – lediglich die Auswertungen haben sich wesentlich vereinfacht. Die in den letzten Jahren aufgekommene Biometrie (Fingerabdruck-, Iris- und Gesichtserkennung) hat nun auch für Zeitwirtschafts- und Zugangskontrollsysteme einen großen Durchbruch gebracht.
Abb.: Fingerprint Zeiterfassungs-Terminal CP-VTA-T2324-U von CP PLUS International
Bei der betriebsorganisatorischen und teilweise auch betriebswirtschaftlichen Betreuung eines Gastronomiebetriebes, der sehr stark Saisongeschäften unterliegt, kam kürzlich die Frage auf, wie man die Führung und Auswertung von Arbeitszeitkonten wesentlich vereinfachen kann und ob weiterhin eine regelmäßige Gehaltszahlung oder nicht besser doch eine monatliche Lohnabrechnung auf Basis der tatsächlich geleisteten Stunden sinnvoller wäre. Während dessen letzteres unter sozialen Gesichtspunkten gerade im Winterhalbjahr sehr gründlich durchdacht werden sollte, so ist eine Vereinfachung der Arbeitszeiterfassung und deren Auswertung mit den heute z.V. stehenden technischen Mitteln kein Problem mehr – entsprechende Anbieter gibt es tatsächlich genug …
Bei meinen Recherchen stieß ich dann auf die verschiedensten Systeme in Preislagen von ca. 30,- EUR bis 630,- EUR und noch weit darüber hinaus – abhängig vom Leistungsumfang, von der Anzahl der Einzelkomponenten, vom Hersteller und vom Support. Diese Systeme möchte ich an dieser Stelle nicht miteinander vergleichen, hingegen darauf hinweisen, dass „billig“ nicht immer mit „ungeeignet“, „störanfällig“ usw. verbunden sein muss, wie das in der obigen Abbildung dargestellte Komplettsystem CP-VTA-T2324-U von CP PLUS International beweist. Dieses System besteht aus dem ZEF-Terminal mit Fingerprint- und PIN-Funktion (alternativ nutzbar), ist relativ unkompliziert einzurichten und wirft fertige EXCEL-Tabellen für die Arbeitszeitauswertungen aus. Zum Lieferumfang gehörte leider nur eine DIN-A4-Kurzbeschreibung, aber nach Kontaktaufnahme mit dem Hersteller über seine Website wurden mir kurzfristig komplette Dokumentationen und auch eine weitere (datenbankbasierte) Installations- und Auswertungssoftware kostenlos zugeschickt. Das Terminal konnte ich über’s Internet für ca. 30,- EUR/Gerät erwerben und tut nun seit einigen Wochen zuverlässig seinen Dienst – für einen kleineren Gastrobetrieb mehr als hinreichend …