Mit der Einführung eines sogenannten „papierlosen Büros“ bzw. „papierlosen Dokumenten-Managements“ unter Verwendung dafür geeigneter IT-Systeme (PC, Scanner, Management-Software usw.) hat sich die Ablage von in Papierform vorliegender Dokumente noch lange nicht erledigt. Organisationsfachkräfte (z.B. in der Buchhaltung, in Sekretariaten, in Kanzleien, in der Verwaltung, in der technisch-technologischen Organisation u.a.m.) sind daher gefordert, Dokumente in Papierform derart abzulegen bzw. zu archivieren, dass sie bei Bedarf ohne großen Aufwand wieder auffindbar sind.
Für die systematische Ablage bzw. Archivierung der Dokumente gibt es mit Sicherheit verschiedene Muster. Aus der eigenen langjährigen Praxis in den verschiedensten der o.g. Fachbereiche hat sich für die Buchhaltung in zumindest kleinen und mittelgroßen Unternehmen das nachfolgend beschriebene System als am sinnvollsten erwiesen – mehr dazu im Folgenden (zum Volltext Bild anklicken):
