EDV-Organisation

Die EDV ist heutzutage ein unabdingbares Organisationsmittel eines jeden Unternehmens. Während dessen noch in den 80-er Jahren des 20. Jahrhunderts die aufkommenden Personalcomputer als bessere Schreibmaschine genutzt wurden, so haben heute hausintern und global vernetzte elektronische Systeme aller Art nahezu jeden betrieblichen und auch privaten Bereich durchdrungen …

EDV-Systeme als Mittel zum Zweck

Bei der Einführung und Nutzung von EDV-Systemen in einem Unternehmen sollte man sich jedoch stets vor Augen halten, dass diese Technik als ein „Mittel zum Zweck“ und nicht als „Selbstzweck“ gedacht ist. Letzteres mag wohl für die kreative Selbstverwirklichung in der Forschung und Entwicklung oder als interessantes Hobby zutreffen – aus betriebsorganisatorischer und -wirtschaftlicher Sicht soll sie hingegen zahlreiche Arbeitsprozesse ablauf- und kosteneffektiver gestalten helfen. Allerdings darf auch nicht übersehen werden, dass die damit erzielte „Einsparung von Arbeitskräften“ lediglich zu einer Kapazitäts- bzw. Potentialverlagerung in andere volkswirtschaftliche Bereiche führt, so unter anderem also auch in externe Dienstleistungsunternehmen, die die Benutzer von EDV-Systemen wiederum gegen Entgelt betreuen.

Selbst in gänzlich verschiedenen Bereichen und Ebenen eines Großbetriebes mit ca. 6.500 Beschäftigten groß geworden und danach über 25 Jahre lang diverse klein- und mittelständische Unternehmen in der Produktion, im Handwerk, im Handel und Dienstleistungs- sowie Gastro- und Hotelgewerbe bei der Einführung und dann Nutzung betriebswirtschaftlicher EDV-Systeme auch aufbau- und ablauforganisatorisch betreut, kann ich mittlerweile auf einen entsprechend großen Erfahrungsschatz zurückgreifen und insbesondere jungen Betrieben zur Verfügung stellen, die ihre eigene Organisation erst einmal entwickeln und auch effektiver gestalten wollen.

EDV-Systeme setzen Ordnung voraus

Wer sich tiefgründiger mit dem Wesen von EDV-Systemen befasst, die insbesondere in betriebswirtschaftlichen Bereichen zum Einsatz gelangen, wird bald feststellen, dass sie von den Anwendern ein gewisses Ordnungsregime abfordern. Eine an sich chaotische betriebliche Aufbau- und Ablauforganisation, die seltener auf gewisse Mentalitäten der Nutzer als vielmehr auf Unerfahren- und Unwissenheit von zumeist Newcomern bzw. Startups zurückzuführen sind, lässt sich mit leistungsfähigen EDV-Systemen auch nicht bewältigen. Auch ist die Idee vom „papierlosen Büro“ eher realitätsfern als die tägliche Praxis, denn bei technischen Störungen und Ausfällen sowie Zugangs- und Weiterleitungsschwierigkeiten greift man vorzugsweise auf Dokumente in Papierform zurück. Ein echtes Buch ist eben auch preiswerter, zuverlässiger und besser lesbar als beispielsweise ein eBook auf einem KINDLE, Tablet oder gar Smartphone.

Der Aufbau eines übersichtlichen Ordnungssystems beginnt bereits bei der Aktenablage und umfasst ebenso die Festlegung von Nummernkreisen für Kunden, Lieferanten und sonstige Geschäftsbeziehungen, die sich dann u.a. in den Programmen für die Angebots- und Rechnungserstellung sowie Buchhaltung wiederfinden. Etwas anspruchsvoller ist dann die Systematisierung von Nummernkreisen für Artikel, Waren und Leistungen sowie die Preiskalkulation nach verschiedensten Kriterien. Weiterhin kann sich die Frage stellen, wie die betrieblichen Abläufe von der Angebotserstellung über die Auftragsrealisierung bis zur Abrechnung besser gesteuert und unter Kontrolle gehalten werden, um eine weitestgehend hohe Qualität, Zuverlässigkeit und Effizienz zu sichern.

Praktische Beratung und Begleitung

Mit dem Angebot einer betrieblichen Beratung und Begleitung im o.a. Sinne möchten wir uns jedoch nicht mit einschlägigen Unternehmensberatern verglichen wissen, die zumeist gleich von der Schulbank hinweg und ohne jegliche Führungspraxis bzw. unternehmerische Erfahrung fremde Betriebe verantwortungslos auseinander nehmen, um den Aktionären weiterhin hohe Renditen zu sichern – weder sind unsere Dienstleistungs- und Beratungspreise derart exorbitant hoch, noch handeln wir unpersönlich, sondern so, wie auch wir selbst gerne als Unternehmer behandelt werden möchten. Wir stehen Ihren Mitarbeitern also direkt zur Seite und packen selber auch gerne mal mit zu …