Fahrtenbuch & Zeiterfassung auf Smartphone (13.09.2017)

Jeder Selbständige und jeder Außendienstmitarbeiter steht vor der Entscheidung, seine Privatfahrten mit Firmenfahrzeugen (zumeist PKW’s) vor dem Finanzamt entweder über die so genannte 1-%-Regel oder über ein akribisch geführtes Fahrtenbuch nachzuweisen und abzurechnen …

Tatsächlich ist den meisten Leuten das Führen eines Fahrtenbuches von vornherein zu mühsam, ohne es selber einmal für eine längere Zeit versucht zu haben, und daher wird eine einfache Abrechnung von Privatfahrten über die 1-%-Regel billigend in Kauf genommen. Diese bringt jedoch auch Nachteile mit sich, insbesondere nämlich der Umstand, dass bei gebraucht erworbenen Firmenfahrzeugen als Fahrzeugwert deren Neuwert und nicht deren tatsächlicher Kaufwert angesetzt wird. Das wiederum kann bedeuten, dass für die private Fahrzeugnutzung erheblich mehr als sachlich-rechnerisch richtig bzw. notwendig abgerechnet wird …

Ich selber führe bereits von Beginn meiner Selbständigkeit an ein Fahrtenbuch, das sich auch für die Dokumentation von Arbeitszeiten bei Kunden, von Werkstattzeiten, von Kraftstoffverbräuchen u.a.m. heranziehen lässt – das hat mir aus vielen strittigen Situationen sehr gut herausgeholfen. Und – jeder sachgerechte Eintrag, so wie ihn das Finanzamt fordert und dann auch anerkennt, dauert nur wenige Sekunden, d.h. weniger als 1 Minute, wenn man ihn sofort bei Fahrtbeginn und -ende vornimmt. Das Finanzamt hat bei mir im Laufe der Zeit bereits mehrmals meine Fahrtenbuch-Abrechnungen überprüft und voll anerkannt …

Nun kann man es sich eventuell auch noch etwas leichter machen, indem man auf moderne Technik zurückgreift, wie z.B. auf in den Fahrzeugen eingebaute Fahrtenschreiber oder auf Applikationen, die auf in der Regel mitgeführten Smartphones installiert sind. Bei meiner Suche nach entsprechenden Lösungen, die mein bisher manuell geführtes Fahrtenbuch ersetzen könnten, stieß ich u.a. auf das in das Fahrzeug einzubauende elektronische Fahrtenbuch BURY CL-1010 für ca. 200,- EUR (je nach Anbieter zzgl. Einbaukosten) und auf die Smartphone-App GPS-Zeiterfassung für knapp 10,- EUR in der Pro-Version (einmalig) …

Während dessen ich in meinem Fahrzeug zu meiner vollsten Zufriedenheit bereits eine BURY-Freisprecheinrichtung nutze, so erschien mir die Investition in die BURY CL-1010 doch nicht gerechtfertigt – ein manuell zu führendes Fahrtenbuch im DIN-A6-Format kostet im Bürofachhandel von 1,50 – 4,50 EUR – wann erst hätte sich die BURY CL-1010 amortisiert … ? Ich installierte also auf meinem Smartphone die GPS-Zeiterfassung, probierte sie einige Monate lang aus und bin damit derart zufrieden, dass ich sie hiermit gerne weiterempfehlen möchte:

Was ist zu beachten ? Es handelt sich um eine Android-App, die man auf sein Smartphone über GOOGLE-Play herunterladen und installieren kann. Auf der Webseite des Entwicklers findet sich u.a. eine ausführliche Beschreibung, die man salopp mit „Sie müssen eigentlich gar nichts tun“ zusammenfassen kann. Und genau das war mir dann zu einfach, so dass ich mich mit diversen Einstellungs-Experimenten selber aus der Bahn geworfen habe und die Welt nicht mehr verstand …

Tatsächlich jedoch muss man eigentlich „gar nichts tun“, denn die App erledigt alles Das ganz automatisch, was man von einem Fahrtenbuch erwartet. Daher folgende wichtigen Anwender-Hinweise: Das System erkennt automatisch jede Bewegung, wertet sie grundsätzlich erst einmal als „dienstlich bedingt“ und zeichnet alle Ruhe-Punkte (z.B. Fahrtbeginn und Fahrtende) auf. Danach – und wirklich erst danach – kann man über ein oben eingeblendetes Menü festlegen, ob es sich nicht doch um eine private (rot) oder sonstige Fahrt (gelb) gehandelt hat. Den Start-Stopp-Punkten kann man Favoriten zuordnen, die bei späteren Fahrten automatisch angezeigt werden, nicht relevante Start-Stopp-Punkte kann man löschen. Weiterhin läßt sich das Menü um individuelle Funktionen erweitern, wie z.B. für die Arbeitszeit- bzw. Betriebsdatenerfassung (ZEF/BDE) auf Baustellen …

Für Fragen steht der Softwareentwickler jederzeit schnell und zuverlässig zur Verfügung. Dieser gute Service und auch das Programm selber wurden von zahlreichen Anwendern hoch anerkannt – und nach meiner eigenen Erfahrung ist das auch sehr berechtigt …